Datenschutzerklärung — anfragenplus.de

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Software Anfragenplus ist:

Tim Ewert

Heegermühler Str. 14b

16225 Eberswalde

Telefon: 03334 286633

E-Mail: hallo@anfragenplus.de

Anfragenplus wird — wie Stammhausplus (stammhausplus.de) und Zeiterfassungplus (zeiterfassungplus.de) — vom selben Anbieter betrieben. Die Software ist unter app.anfragenplus.de erreichbar und läuft auf der gemeinsamen technischen Plattform dieser Produkte.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Cookie-Banner, weil keine einwilligungspflichtigen Techniken zum Einsatz kommen.
• Schriften und alle sonstigen Ressourcen werden lokal von unserem Server geladen; es werden keine Inhalte von fremden Servern (z. B. Google Fonts, CDNs) nachgeladen.
• Zur Reichweitenmessung setzen wir das selbst gehostete, cookielose Analysetool Umami ein, das keine vollständigen IP-Adressen speichert und keine Nutzerprofile bildet.
• Unsere Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main); alle Daten werden täglich automatisiert gesichert und zusätzlich räumlich getrennt in einem zweiten deutschen Rechenzentrum aufbewahrt.
• Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt (HTTPS).

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird als statische Seite auf Servern des Anbieters Hostinger (Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland) betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch bedingt folgende Daten in Protokolldateien: IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, übertragene Datenmenge sowie Browser-Typ und -Version (User-Agent).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung der Website, der Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit sowie der Abwehr von Angriffen. Die Logfiles werden kurzfristig gelöscht bzw. anonymisiert und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Reichweitenmessung mit Umami (cookielos, selbst gehostet)

Wir nutzen die Open-Source-Software Umami zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung. Umami läuft auf einem von uns selbst betriebenen Server (stats.klargard.de) in der EU. Es werden keine Cookies gesetzt, keine vollständigen IP-Adressen gespeichert und keine geräteübergreifenden Profile gebildet. Erfasst werden ausschließlich aggregierte Informationen wie aufgerufene Seiten, Referrer, Browser-Typ, Gerätetyp und Herkunftsland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Analyse und Verbesserung unseres Angebots. Da weder Cookies gesetzt noch auf Informationen im Endgerät zugegriffen wird und keine personenbezogenen Nutzungsprofile entstehen, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich.

5. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht (Pflichtfelder) sowie optional Firma und Telefonnummer. Die Angaben werden an den zentralen Formular-Endpunkt unserer Plattform (api.stammhausplus.de — derselbe Verantwortliche) übermittelt und uns von dort per E-Mail zugestellt; eine darüber hinausgehende Speicherung in einer Datenbank findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung speichern wir zu Nachweiszwecken) sowie, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertragsschluss zielt, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch setzen wir ein unsichtbares Honeypot-Feld und eine kurzzeitige Verarbeitung der IP-Adresse zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Versand der Benachrichtigungs-E-Mail erfolgt über den in Ziffer 8 genannten Dienstleister.

Wenn Sie uns direkt per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

6. Registrierung und Nutzung der Software

6.1 Gemeinsame Plattform

Anfragenplus ist unter app.anfragenplus.de erreichbar und wird technisch als Tarif auf der gemeinsamen Plattform desselben Anbieters bereitgestellt; dieselbe Plattform ist auch unter app.stammhausplus.de erreichbar. Wenn Sie über anfragenplus.de die Registrierung starten, wechseln Sie auf app.anfragenplus.de; eine Herkunftskennung (utm_source=anfragenplus) sorgt dafür, dass der passende Tarif voreingestellt wird — Cookies werden dafür nicht eingesetzt.

6.2 Konto und Bestandsdaten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Firmenname, Name und E-Mail-Adresse des Nutzers sowie ein Passwort (gespeichert ausschließlich als kryptografischer Hash). Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse versenden wir eine Verifizierungs-E-Mail. Bei kostenpflichtiger Buchung kommen die Rechnungsanschrift und Angaben zum gebuchten Tarif hinzu. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen, einschließlich der kostenlosen Testphase).

Nach der Anmeldung speichert die Software ein Anmelde-Token im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage), damit Ihre Sitzung bestehen bleibt und Sie sich nicht bei jedem Aufruf neu anmelden müssen. Diese Speicherung ist für die Bereitstellung des von Ihnen genutzten Dienstes unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies werden dafür nicht eingesetzt. Beim Abmelden wird das Token gelöscht, spätestens nach sieben Tagen verliert es automatisch seine Gültigkeit.

6.3 Inhaltsdaten des Betriebs — unsere Rolle als Auftragsverarbeiter

Die Daten, die Sie in der Software verarbeiten — insbesondere die Angaben der Personen, die Ihren Betrieb kontaktieren (Absender, Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Anhänge), sowie Ihre Vorgangsmappen, Notizen und Textbausteine —, verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag. Für diese Daten sind Sie als Betrieb der datenschutzrechtlich Verantwortliche; wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die Bestandteil unserer AGB ist.

Betroffene Personen (z. B. Kunden und Interessenten eines Betriebs, der Anfragenplus nutzt) wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte bitte an diesen Betrieb; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

6.4 Anbindung Ihrer E-Mail-Postfächer

Kern von Anfragenplus ist die Anbindung eigener E-Mail-Postfächer — entweder mit Zugangsdaten (IMAP für den Abruf, SMTP für den Versand) oder über eine Freigabe bei Microsoft 365. Die Software ruft die eingehenden Nachrichten dieser Postfächer ab und legt sie mit Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Nachrichtentext und Anhängen als Vorgangsmappe in Ihrem Konto ab. Antworten und automatische Empfangsbestätigungen versendet die Software über den von Ihnen hinterlegten Versandweg. Nutzen Sie zusätzlich das einbindbare Web-Formular, verarbeiten wir die dort gemachten Eingaben auf demselben Weg.

Auch diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag; welche Nachrichten dabei verarbeitet werden, bestimmen allein Sie durch die Auswahl des angebundenen Postfachs (Ziffer 6.3).

Ihr E-Mail-Anbieter ist dabei Ihr Dienstleister, nicht unserer: Wir stellen weder Postfach noch E-Mail-Dienst bereit, sondern greifen nur auf das von Ihnen benannte Postfach zu. Die Zugangsdaten und Freigabe-Token, die Sie uns dafür anvertrauen, speichern wir ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM) und geben sie weder in Protokolldateien noch in Fehlermeldungen aus.

6.5 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Kostenpflichtige Buchungen werden über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) abgewickelt. Angeboten werden Zahlung per Kreditkarte und SEPA-Lastschrift. An Stripe werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten übermittelt (u. a. Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten, gebuchter Tarif); Ihre vollständigen Zahlungsdaten werden bei Stripe, nicht auf unseren Servern gespeichert. Stripe erstellt und versendet auch die Rechnungen und führt bei fehlgeschlagenen Zahlungen erneute Einzugsversuche durch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Stripe Daten zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. Betrugsprävention, Geldwäscherecht) verarbeitet, ist Stripe eigenständiger Verantwortlicher. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy

6.6 Rechnungen und Aufbewahrung

Rechnungsdaten verarbeiten wir zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Buchungsbelege bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (derzeit acht Jahre für Buchungsbelege, § 147 AO, zehn Jahre für Jahresabschlüsse, sechs Jahre für Geschäftsbriefe).

6.7 E-Mail-Benachrichtigungen an Sie

Aus der Software heraus versenden wir System- und Benachrichtigungs-E-Mails an Sie und Ihre Nutzer, z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Hinweise zum Ablauf der Testphase, Rechnungen und Einladungen für Benutzer-Zugänge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der technische Versand erfolgt über den in Ziffer 8 genannten Dienstleister. Nachrichten an Ihre Kunden (Antworten, automatische Empfangsbestätigungen) versendet die Software dagegen über Ihren eigenen, von Ihnen hinterlegten Versandweg (Ziffer 6.4).

6.8 Feedback-Funktion

Wenn Sie über die App-Funktion „Problem oder Idee melden" Feedback senden, wird der Inhalt Ihrer Meldung als Eintrag in unserem Entwicklungs-System auf GitHub (GitHub, Inc., USA — Microsoft-Konzern) gespeichert. Bitte tragen Sie dort keine personenbezogenen Daten Dritter ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Verbesserung des Produkts); die Übermittlung in die USA ist durch die Zertifizierung von GitHub nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzend durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert.

7. Empfehlungsprogramm

Wenn Sie Ihren persönlichen Empfehlungscode weitergeben, speichern wir bei der Registrierung des Geworbenen die Zuordnung zwischen werbendem und geworbenem Konto, um die Vorteile (verlängerte Testphase, Gutschrift) zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Ihr eigener E-Mail-Anbieter (Ziffer 6.4) ist Ihr Dienstleister und wird von uns nicht beauftragt. Eine Übermittlung an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Server-Logfiles: kurzfristige Löschung bzw. Anonymisierung.
• Kontaktanfragen: Löschung, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Konto- und Inhaltsdaten: für die Dauer des Vertrags. Sie können einzelne Vorgänge einschließlich der zugehörigen Nachrichten, Anhänge und Dateien sowie Ihr Konto insgesamt jederzeit selbst löschen; hochgeladene und abgerufene Dateien werden dabei im selben Zug vom Server entfernt. Nach Vertragsende können wir das Konto nach Ankündigung löschen (siehe AGB).
• Datensicherungen: rollierend 30 Tage, danach automatische Löschung.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: nach den gesetzlichen Fristen (Ziffer 6.6).

10. Datensicherheit

Alle Verbindungen zu unserer Website und Software sind TLS-verschlüsselt. Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash; Postfach-Zugangsdaten und Freigabe-Token ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM). Datenbank und Anwendungsserver sind nicht direkt aus dem Internet erreichbar; gespeicherte Dateien werden nur authentifiziert und unternehmensbezogen ausgeliefert.

Alle Daten werden täglich automatisiert gesichert; die Sicherungen werden über eine verschlüsselte Verbindung zusätzlich auf einen räumlich getrennten Server der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland) übertragen und dort 30 Tage rollierend vorgehalten, danach automatisch gelöscht.

Die Erreichbarkeit unserer Dienste und der Erfolg der täglichen Sicherungen werden mit dem Monitoring-Dienst Hyperping (Hyperping SAS, Paris, Frankreich) überwacht. Dabei werden ausschließlich technische Statusinformationen unserer Server verarbeitet, keine personenbezogenen Daten unserer Nutzer oder Website-Besucher.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an hallo@anfragenplus.de. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Betrieb als Verantwortlicher in der Software verarbeitet (Ziffer 6.3), leiten wir es an diesen weiter bzw. verweisen Sie an ihn.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die automatische Empfangsbestätigung ist eine vom Betrieb eingerichtete, inhaltsgleiche Antwort ohne Bewertung der Absender.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienste oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.